5 typiske fejl i prækvalifikation – og hvordan I undgår dem
Selv fagligt stærke virksomheder oplever at blive afvist i prækvalifikation, selvom de har de rette kompetencer og stor erfaring.
Små mangler, upræcise oplysninger eller referencer, der ikke matcher udbuddet, kan være årsag til, at en virksomhed ikke bliver udvalgt til tilbudsfasen.
Her gennemgår jeg de fem mest almindelige fejl – og hvordan I undgår dem.
1. Manglende opfyldelse af mindstekrav
Mindstekrav er de krav, som ordregiver har fastlagt som ufravigelige minimumskrav til den kommende leverandør.
Det kan omfatte både økonomiske forhold, teknisk og faglig formåen samt krav til referencer.
Hvis virksomheden ikke opfylder mindstekravene, er ansøgningen ukonditionsmæssig, og ordregiver har som udgangspunkt pligt til at afvise den.
Sådan undgår I fejlen: Lav en grundig indledende analyse af udbudsmaterialet og få overblik over krav, der skal opfyldes, og dokumentation der skal vedlægges.
2. ESPD udfyldt forkert eller mangelfuldt
ESPD (European Single Procurement Document) er en egenerklæring om egnethed, økonomisk forhold og evt. udelukkelsesgrunde.
Den udfyldes normalt direkte i udbudsportalen og er en central del af prækvalifikationen.
Selv mindre fejl i ESPD kan skabe usikkerhed om ansøgningen, fx ved uoverensstemmelse mellem CVR-nr. og firmanavn, manglende oplysninger eller fejl i oplysninger om støttevirksomheder (andre virksomheders formåen). I nogle tilfælde anmoder ordregiver om, at oplysninger bliver præciseret eller suppleret.
Det er dog en mulighed – ikke en rettighed, og man skal som virksomhed ikke basere sig på, at fejl kan rettes efter ansøgningsfristen.
Sådan undgår I fejlen: Udfyld ESPD grundigt og systematisk. Husk kvalitetssikring, gerne udført af en anden end den, der har udfyldt ESPD.
3. Referencer matcher ikke udbuddet
Referencer skal udvælges med fokus på relevans og sammenlignelighed, og de skal præsenteres, så det er nemt for ordregiver at vurdere og forstå,
hvorfor referencen er vedlagt. Det gælder også, selvom referencen vedrører ordregiver, for der må ikke lægges vægt på forhåndskendskab.
I udvælgelsesprocessen sammenligner ordregiver referencerne direkte med udbuddets krav.
Jo lettere det er at se sammenhængen mellem referencen og det aktuelle udbud, desto stærkere står virksomheden.
Sådan undgår I fejlen: Vær konkret og match det efterspurgte. Drøft gerne udvælgelse og indhold i referencer med internt.
4. Manglende erklæringer og underskrifter
Ofte skal der vedlægges erklæringer til såvel prækvalifikation som tilbud. Det kan være et krav, at erklæringen skal underskrives af en bemyndiget (underskriftsberettiget) person. Som udgangspunkt er online registrering gyldig som underskrift, men det hænder, at der bliver anmodet om underskrift på ESPD.
Sådan undgår I fejlen: Kontrollér altid om udbuddet stiller krav om en fysisk eller digital underskrift og få indhentet i god tid inden ansøgningsfristen.
5. For sent igang
Hvis prækvalifikationen bliver lavet i sidste øjeblik, er der større risiko for fejl og ikke den nødvendige tid til ordentligt gennemarbejdet materiale samt kvalitetssikring inden aflevering.
Sådan undgår I fejlen: Få overblik hurtigst muligt og planlæg, så der er tid til analyse, intern sparring og kvalitetssikring.
En ekstra pointe: Besvar ordregivers behov – ikke kun jeres egne styrker!
Mange virksomheder beskriver, hvor dygtige de er, men ordregiver vurderer ansøgninger ud fra, om virksomheden dokumenterer de erfaringer og kompetencer, der er relevante for det konkrete udbud.
Derfor: En stærk prækvalifikation handler ikke kun om at opfylde de formelle krav. Den handler også om at gøre det let for ordregiver at vælge netop jer.
Læs mere om mindstekrav, ESPD, referencer og en strategisk tilgang til prækvalifikation på siden om prækvalifikation eller kontakt PQ-Consult for sparring.