Hvordan vurderer ordregiver en prækvalifikation?

 

Mange virksomheder tror, at prækvalifikation alene handler om at opfylde formelle krav. Det er kun første skridt.

Hvis flere virksomheder opfylder mindstekravene, skal ordregiver vælge, hvem der skal inviteres til at afgive tilbud. 

 

En stærk prækvalifikation handler derfor ikke kun om at opfylde kravene, men også om at præsentere erfaringer og kompetencer,
så det er let for ordregiver at vurdere ansøgningen. Det er denne tankegang, jeg kalder udbudspsykologi.

Her er fem gode råd til, hvordan man kan målrette til ordregivers vurdering.

 

1. Vælg relevante referencer

Referencerne er ofte det vigtigste udvælgelseskriterium i en prækvalifikation. Hvis ordregiver angiver maksimalt fem referencer,

bør I som udgangspunkt udnytte muligheden, så ordregiver får et bredt grundlag for at vurdere virksomhedens erfaring.

 

Udvælg de referencer, der ligner den aktuelle opgave mest – ikke nødvendigvis de største eller mest prestigefyldte.

Hver reference bør dokumentere erfaring med tilsvarende opgaver.

 

Det gælder f.eks.:

• Opgavetype
• Kompleksitet
• Kundetype
• Samarbejdsform
• Særlige krav eller rammevilkår, fx drift, beboere, miljø og bæredygtighed. 

2. Dokumentér jeres erfaring

Det er ikke nok at skrive: “Vi har stor erfaring.”
Erfaring skal dokumenteres.

Det gælder:

• Konkrete projekter eller leverancer
• Størrelse
• Kontraktsum
• Rolle
• Udførelses- eller leveringsperiode (vær opmærksom på evt. aldersgrænser for referencer)
• Specifikke tekniske discipliner

Jo mere konkret og veldokumenteret erfaringen er, desto lettere bliver det for ordregiver at vurdere, om virksomheden matcher opgaven. 

 

3. Giv ordregiver tryghed i valget

Her kommer udbudspsykologien ind.

Ordregiver ønsker at udvælge de virksomheder, der giver størst sikkerhed for, at opgaven kan gennemføres som forventet.
Det handler derfor om at give ordregiver tryghed i sit valg og undgå potentielle risici

 

Det kan fx være:

• Manglende erfaring
• Upræcise referencer
• Uklare beskrivelser
• Mangelfulde oplysninger
• Usikker økonomi

 En god prækvalifikationsansøgning gør det nemt at konkludere:

”Den virksomhed har prøvet det før og har forudsætningerne for at levere det udbudte”.

 

 4. Fokus på sammenlignelighed

Her er en pointe, som mange overser.

Ordregiver har ofte langt flere ansøgninger at sammenligne, end der skal udvælges virksomheder.
Hvis oplysningerne er vanskelige at finde, bliver sammenligningen vanskelig.

En god prækvalifikation er kendetegnet ved, at den:

• Følger samme struktur og ordvalg som udbudsmaterialet
• Bruger et klart og præcist sprog
• Er let og overskuelig at orientere sig
• Fremhæver de forhold, der er relevante for udvælgelsen

Konklusion: Gør det let at sammenligne jeres virksomhed med konkurrenterne.  

 

5. Troværdighed

Troværdighed handler om sammenhæng, og påstande skal underbygges. Det gælder også erfaring, organisation og kompetencer.

Hvis I f.eks. skriver, at I er blandt de førende inden for et område, bør referencerne og den øvrige dokumentation understøtte udsagnet.

 

Jo bedre sammenhæng der er mellem påstande og den fremlagte dokumentation, desto større bliver troværdigheden.

 

Udbudspsykologi – se ansøgningen med ordregivers øjne!

Udbudspsykologi handler om at forstå, hvordan ordregiver læser, vurderer og sammenligner ansøgninger. Målet er ikke at skrive mest muligt, men at præsentere erfaringer og kompetencer, så det er let at vurdere relevans, erfaring og troværdighed.

 

En ansøgning bliver ikke stærkere af flere ord. Den bliver stærkere, når den besvarer de spørgsmål, ordregiver sidder med under vurderingen.
Det er udbudspsykologi.

Jo lettere det er for ordregiver at vurdere virksomheden som en kompetent og sikker samarbejdspartner,
desto større er sandsynligheden for at blive udvalgt til tilbudsfasen. 

 

God prækvalifikation handler om at gøre det let for ordregiver at se, hvorfor netop jeres virksomhed bør udvælges.

 

 

Er I i tvivl om, hvor stærk jeres prækvalifikation er?

En uvildig gennemgang kan afdække, om ansøgningen understøtter ordregivers udvælgelseskriterier, og hvor der er mulighed for at styrke relevans,
dokumentation og troværdighed.