Gode råd til referencer

Referencer har til formål at dokumentere kompetencer og erfaring gennem udførte leverancer, ydelser eller projekter og udgør i en prækvalifikation ofte udvælgelseskriteriet. Som udgangspunkt er det enkelt at gå til,
men alligevel volder det udfordringer for mange.

Hvorfor går det galt…
Det er ingen skam at tabe, hvis de andre er bedre, men det er rigtig ærgerligt, hvis man rent faktisk opfyldte
de stillede krav men ikke fik det formidlet og dermed misser en oplagt tilbudsmulighed.

Her er nogle eksempler på kommentarer fra evalueringer:

• Referencer mangler de minimumskrævede oplysninger.
• Referencer er af mindre relevans.
• Referencer indeholder ikke en beskrivelse af det udførte arbejde.
• Der savnes én reference mere for det ansøgte fagområde.

I de tilfælde blev man ikke prækvalificeret, men kunne med stor sandsynlighed være blevet det med lidt  omhyggelighed, kvalitetssikring og nærlæsning af udbudsbekendtgørelse og -betingelser.

”De kender os i forvejen”
Dette har jeg ofte hørt, når der skal udarbejdes referencer til prækvalifikation. Man er måske leverandør i forvejen, så antagelsen er, at de ved hvem vi er, hvad vi står for og leverer. Det er, som oftest, også godt at være ’kendt’,
men det er ikke et kriterie for at blive udvalgt i en prækvalifikation. De juridiske briller ser på referencernes indhold og relevans, og de ansøgere der matcher bedst, er dem der bliver udvalgt.

Hvad skal referencer indeholde?
Referencer er en kombination af facts, kompetencer og erfaring og indgår ofte ved udfyldelse af ESPD, der har til formål at sikre ensartethed på tværs af alle lande i EU og ofte indgår som en del af en prækvalifikation.

ESPD udfyldes som en elektronisk formular, og ofte udgør referencer udvælgelseskriteriet ‘teknisk og faglig formåen’. Hvis man laver et udtræk af en ESPD som PDF, vil man se, at der ikke er grafisk layout indbygget, og hele teksten står i én lang smøre, så mulighederne for at optimere grafisk er begrænset. NYT PUNKT med store bogstaver er en af de få muligheder for at gøre noget visuelt med teksten, og derfor er det vigtigt at fokusere på relevans og indhold, der afspejler de efterspurgte krav.

Gode råd til arbejdet med referencer

– Udarbejd bruttoreferencer, så I har basismateriale til bearbejdning.

– Brug en skabelon eller tjekliste til at sikre at alle informationer er med.

– Vær konkret i beskrivelser og match det efterspurgte!

– Forklar relevansen ift. det aktuelle udbud.