PRÆKVALIFIKATION

 

Målet er ikke kun at aflevere prækvalifikation
til tiden; men at styrke kvaliteten, relevansen
og sandsynligheden for at blive udvalgt.

 

Hvad er prækvalifikation?
Prækvalifikation er første fase i udbudsformen ’begrænset udbud’.
Her udvælger ordregiver et fastlagt antal virksomheder, typisk fem, der opfordres til at afgive tilbud.

Ved ’offentligt udbud’ er der ikke prækvalifikation. Alle interesserede virksomheder kan afgive tilbud, hvis de opfylder udbuddets krav.

Når jeg hjælper virksomheder med prækvalifikation, oplever jeg af og til misforståelser om udbudsformer og de praktiske procedurer i udbud. Udbudsformen kan sammenlignes med spillereglerne og fremgår altid af udbudsbekendtgørelsen. Vejledninger fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er gode til at blive klogere på alt det formelle ved udbud. 

Forstå udbudspsykologien
Prækvalifikation og udbud opleves som komplekse processer med EU-udbudsregler, stringent dokumentation og korte tidsfrister,
men det handler ikke kun om at udfylde en formular. Det handler også om at forstå udbudsmaterialet, og hvordan ordregiver læser,
vurderer og sammenligner ansøgninger.

Jeg kalder det udbudspsykologi.

Det handler i praksis om at forstå, hvordan ordregiver læser, vurderer og sammenligner ansøgninger.
En stærk prækvalifikation gør det nemt for ordregiver at identificere, hvorfor netop jeres virksomhed bør udvælges i det aktuelle udbud.

Min erfaring er, at en målrettet og strategisk tilgang øger sandsynligheden for at blive udvalgt som tilbudsgiver. Jeg har arbejdet med prækvalifikation og offentlige udbud siden 1995, og hjulpet mere end 100 virksomheder siden etableringen af PQ-Consult i 2017.
Succes med prækvalifikation kan have stor betydning for en virksomheds markedsposition og forretningsmæssige udvikling,
og det er en afgørende fase, som mange virksomheder undervurderer.

Derfor bliver virksomheder afvist i prækvalifikation
Prækvalifikationen er en udvælgelsesproces, og mange virksomheder oplever, trods de rette faglige kompetencer, alligevel at blive valgt fra.

De typiske årsager til afslag på en prækvalifikation, såfremt kriterierne er opfyldt, er:

• Mindstekrav er ikke opfyldt.
• Fejl i ESPD.
• Referencer er ufuldstændige eller matcher ikke de stillede krav.

Det er netop denne ærgerlige situation, som gør at virksomheder vælger professionel hjælp til korrekt håndtering af ESPD,
mindstekrav og referencebeskrivelser.

Mindstekrav og udvælgelseskriterier skal være opfyldt
De økonomiske og tekniske mindstekrav, som ordregiver har fastlagt i et begrænset udbud, skal opfyldes for at komme i betragtning.

Det er det første man som ansøger bør identificere i udbudsmaterialet, da manglende opfyldelse af mindstekrav betyder, at ordregiver har pligt til at afvise ansøgningen.

Jeg oplever ikke sjældent, at virksomheder undervurderer betydningen af den indledende analyse af udbudsmaterialet.

Tidlig afklaring af mindstekrav, udvælgelseskriterier og projektets eller leverancens indhold sikrer et stærkere grundlag for den videre proces. Desuden undgår man at spilde tid på udbud, der ikke er relevante eller interessante. 

Det formelle: ESPD
De formelle oplysninger skal typisk oplyses i ESPD. Det er en tro- og loveerklæring der udfyldes digitalt på udbudsportalen.

Mange virksomheder oplever ESPD som en udfordrende procedure, og fejl eller misforståelser i ESPD kan medføre afvisning,
så det er vigtigt at udfylde ESPD korrekt.

Når det formelle er på plads, gælder det evalueringskriterierne, som typisk handler om referencer.

Referencer er ofte afgørende
Referencer er ofte det vigtigste udvælgelseskriterie i prækvalifikation, og det er afgørende, at referencerne matcher det konkrete udbud bedst muligt og er fyldestgørende for de kriterier, som ordregiver vurderer på.

Derfor bør referencerne tilpasses til hvert udbud og ikke bare kopieres fra sidst.

Gode referencebeskrivelser er kendetegnet ved:

• Relevans for det konkrete udbud
• Konkret beskrivelse af leverance eller projekt med fakta, mængder og kompleksitet
• Synliggørelse af rolle og ansvar
• Sammenlignelighed med det udbudte
• Understøttelse af ordregivers behov og prioriteringer
• Forklaring af hvorfor referencen er relevant i forhold til det konkrete udbud.

I arbejdet med referencebeskrivelser har jeg fokus på, at oparbejdede erfaringer bliver tydelige, relevante og sammenlignelige i forhold til det konkrete udbud. Erfaringer og kompetencer skal fremstå tydeligt, så det er nemt for ordregiver at sammenligne med sin tjekliste, og det er en god idé at forklare, hvorfor referencen er relevant.

Vær omhyggelig med referencerne
Det er vigtigt at matche referencerne med flest mulige af udbuddets parametre.

Det kan gøres ved at bruge samme begreber og udtryk som i udbudsmaterialet, så det tydeligt fremgår, at referencen matcher det efterspurgte.

En fælde er at tænke: ’De kender os jo i forvejen’ og ikke være grundig nok med beskrivelsen af referencerne.

Det er vigtigt, at referencerne kan stå alene og tydeligt dokumentere erfaring og kompetencer, da ordregiver kun må lægge vægt på det materiale, der bliver afleveret i ansøgningen.

Huskeliste til referencer:

• Kort resumé
• Indhold og kompleksitet
• Omfang og proces
• Faktaboks med konkrete info

Her er nogle gode råd ved udarbejdelse af referencer

Prækvalifikation i byggebranchen
I bygge- og anlægsbranchen bliver begrænset udbud med prækvalifikation anvendt ved offentlige byggeprojekter,

når projektets værdi overstiger tærskelværdien for EU-udbud, som for bygge- og anlægsarbejder er kr. 40.313.840 (2026).

Derudover udbyder mange kommuner, almene boligselskaber og offentlige institutioner rammeaftaler på håndværkerydelser
for at etablere faste samarbejder på håndværksfag som vvs, elektriker, tømrer, murer, maler, ventilation, glarmester og kloak.
Her er mange virksomheder i konkurrence om få pladser i tilbudsfasen, og det er derfor afgørende at være skarp og målrettet i prækvalifikationen for at kvalificere sig som tilbudsgiver.

Rammeaftaler på håndværkerydelser løber typisk over 2-4 år og kan give adgang til faste samarbejder som ”hushåndværker” i aftaleperioden.

Typiske udbud med prækvalifikation inden for bygge- og anlægsbranchen omfatter:

• Rammeaftaler på håndværkerydelser
• Hovedentrepriser
• Totalentrepriser
• Fagentrepriser
• Renoveringsprojekter

I denne artikel fra Bygge- og Anlægsavisen kan du læse mere om, hvordan PQ-Consult arbejder med prækvalifikation.

Prækvalifikation handler også om forretning og vækst
Det er en klassisk opfattelse, at flere prækvalifikationer giver flere kontrakter; men det modsatte er ofte tilfældet.

Udvælgelse af udbud, der matcher erfaringer, kompetencer, kapacitet og værdier er væsentligt for at opnå ønskede resultater.
En målrettet indsats giver typisk en højere succesrate end at søge bredt. Derfor bør strategi og formål med prækvalifikation
afklares tidligt i processen for at sikre en professionel og strategisk tilgang til forretnings- og markedsmuligheder.

Det kræver tid og fokus at vinde offentlige kontrakter, men det kan være en rigtig god investering, der sikrer stabil omsætning.

Gennem mere end 25 års arbejde med prækvalifikation og offentlige udbud, særligt inden for bygge- og anlægsbranchen,
har jeg oplevet hvordan en struktureret og strategisk tilgang til prækvalifikation styrker succesrate og markedsposition
samt skaber genkendelighed og troværdighed hos offentlige ordregivere.

Derfor vælger virksomheder PQ-Consult
Mange virksomheder har stærke faglige kompetencer, men mangler erfaring med prækvalifikation og offentlige udbud.

Derfor vælger de ekstern sparring til at komme gennem udbudsprocessen og til kvalitetssikring af materiale.

Samarbejder handler typisk om:  

• Relevante og målrettede referencer
• Rådgivning og sparring gennem udbudsprocessen
• Professionel tilgang så fejl undgås
• Håndtering af udbudsportal og ESPD
• Skabe bedre udgangspunkt for tilbudsfasen

Book sparring
En stærk prækvalifikation handler ikke kun om at opfylde kravene.
Det handler også om at gøre det let for ordregiver at vælge netop jeres virksomhed.

Hvis I er i tvivl om mindstekrav, ESPD, referencer eller udvælgelseskriterier, er det en fordel med sparring tidligt i processen. Jo tidligere udfordringer bliver identificeret, desto større er sandsynligheden for at aflevere en stærk og konditionsmæssig prækvalifikationsansøgning.

Det kan være spørgsmål til

• Et konkret udbud
• Udfyldelse af ESPD
• Referencer
• Strategi
• Udvælgelseskriterier
• Kvalitetssikring af ansøgning

Sparringen kan tage udgangspunkt i en konkret prækvalifikation, udfordringer med offentlige udbud eller feedback på referencer.

En positiv tilkendegivelse på en prækvalifikation betyder, at der skal afleveres et tilbud.