Prækvalifikation

Overvejer I at søge på en prækvalifikation?
Eller har I fået afslag 
og undrer jer over, at I ikke gik videre? 

Bente Hansen, PQ-Consult
Bente Hansen, PQ-Consult
Bente Hansen, PQ-Consult

 

Prækvalifikation anvendes til at udvælge blandt interesserede tilbudsgiver og kaldes også ‘Begrænset udbud’ 

 

Det handler derfor om at kvalificere sig som én af de virksomheder, som ordregiver skal udvælge.

Prækvalifikationen er første skridt på vejen mod at afgive tilbud og vinde opgaver ved EU-udbud eller andre offentlige udbud. 
Så uden succes med prækvalifikation har I ikke mulighed for at få opgaven! 

Et positivt svar ved prækvalifikationen betyder, at I er blandt de udvalgte, der skal afgive et tilbud og dermed har taget et stort skridt på vej mod opgaven, og efterfølgende er det umagen værd at arbejde grundigt med tilbuddet – med muligheden for at vinde inden for rækkevidde.

Sæt fokus på referencer

For at blive udvalgt ved prækvalifikation er der nogle krav, som I skal opfylde og ofte kræves relevante referencer. ’De kender os i forvejen’, tænker mange, men det er ikke et parameter for prækvalifikation, og den opfattelse betyder desværre ofte, at man ikke er målrettet nok i sit arbejde med prækvalifikationen og adskillige har misset en prækvalifikation af den årsag.

Gode referencer er vigtige og ofte grundlaget for udvælgelsen, derfor er det vigtigt, at referencerne formuleres korrekt og matcher kravene i udbudsbetingelserne. Ofte bliver virksomheder valgt fra, fordi referencer er ukonkrete og ikke beskriver opgaven fyldestgørende. Med andre ord: De kunne formentligt sagtens blive udvalgt, men manglende rutine og kendskab til regler betyder, at de mister muligheden for at give tilbud på opgaven.

Stor viden og erfaring med prækvalifikation

En målrettet indsats og få timers specialistrådgivning kan optimere jeres prækvalifikation – det gælder både referencer og ESPD-dokumentet, hvor de formelle oplysninger og tro- og loveerklæringer skal udfyldes. 

Da jeg i 2016 etablerede PQ-Consult, var det med prækvalifikationer for adskillige milliarder i store virksomheder inden for byggeri som ballast. Med +20 års erfaring ved jeg, hvad der virker og kender de udfordringer, som mange virksomheder har, og som betyder, at de ikke får de attraktive opgaver, som de kunne få, hvis de stod stærkere med at søge prækvalifikation og få succes med deres tilbud.

Sådan kan jeg hjælpe med jeres prækvalifikationer

Hvis I overvejer at søge på udbud, så er første skridt at finde relevante udbud. De findes på udbud.dk, hvor der er gratis adgang. Hvis det kniber med tiden til dette, så tilbyder PQ-Consult at holde øje for jer med Udbudsservice.nu. 

Når I har fundet interessante udbud, så er det vigtigt, at I screener krav og betingelser og vurderer mulighederne. Man kan være så ’forelsket’ i kunden eller opgaven, at man måske ikke er helt realistisk, og derfor kan det i den strategiske proces være en god idé med en uvildig ekstern sparringspartner, der stiller de relevante spørgsmål – denne opgave løser jeg også i PQ-Consult. Den strategiske proces er vigtig for at sikre, at de stillede krav kan opfyldes, og at processen med udbud ikke igangsættes, uden at man for alvor har gjort sig klart, hvad det indebærer. Hvis jeg kan se, at I ikke kan komme i betragtning, siger jeg det til jer, så I ikke spilder jeres tid og penge.

Når I beslutter jer for at gå i gang med udbudsprocessen, så aftaler vi samarbejdet og det videre forløb. Fra udbudstidspunktet er der ca. 4 uger til deadline, så det er vigtigt at komme i gang forholdsvist hurtig, fx hvis der er en besigtigelse eller behov for at stille spørgsmål til udbuddet.

I modtager en opsamling over, hvad jeg skal bruge fra jer. Det vil oftest dreje sig om

  • Økonomiske nøgletal
  • Referencer og eksempler på tilsvarende opgaver
  • Adgang til udbudsportalen

Herefter begynder jeg på materialet til prækvalifikationen og

  • Samler relevante data
  • Udvælger referencer i samarbejde med jer og skriver, så det netop bliver tydeligt, at I har den relevant erfaring
  • Udfylder ESPD i udbudsportalen med de formelle informationer

Undervejs bistår jeg med vejledning, når I har brug for det. Tekster redigeres i samarbejde med jer, ligesom I godkender alt materiale inden det anvendes. Ofte vil referencer kan bruges igen, både til andre prækvalifikationer men fx også på hjemmesiden. Til sidst sørger jeg for at aflevere materialet inden tidsfristen, og så vil der komme en tilbagemelding fra ordregiver, typisk i løbet af et par uger, om I er gået videre til tilbudsfasen.

Hør mere om, hvordan I får succes med prækvalifikation

Overvejer I at deltage i en prækvalifikation, eller har I netop fået afslag på en prækvalifikation og undrer jer over, at I ikke gik videre?

Så lad os tage en uforpligtende snak. Jeg kommer gerne forbi hos jer til et møde om jeres muligheder eller en feedback på prækvalifikations-materiale, der ikke førte jer videre. Ofte vil jeg kunne sige med det samme, hvorfor I ikke gik videre. Dette indledende møde er gratis. Hvis vi bliver enige om, at jeg skal hjælpe jer med en prækvalifikation, begynder priserne ved 5.000 kroner afhængig af udbuddet og samarbejdets omfang.

En positiv tilkendegivelse på en prækvalifikation betyder at der skal afleveres et tilbud. 

 

VIGTIGT AT HUSKE

  • Vær kundefokuseret
  • Aflevér de oplysninger der efterspørges.
  • Overskueligt og præsentabelt, så det er let at evaluere
  • Kend udbuds reglerne og forstå mekanismerne
  • Stil spørgsmål til uklarheder
  • Spejle udbudsskrivelsen – opgave, kompetencer, geografi, omfang o.s.v.

 

Kontakt PQ-Consult

Vil du høre mere om mulighederne med prækvalifikation
så ring eller send en besked: 

 

info@pq-consult.dk

Tlf. +45 60 65 02 67

Risvangen 18 | DK-4100 Ringsted

CVR.nr: 38155008

Bank: Danske Bank, Torvet 6, 4100 Ringsted